Comment gérer les absences avec son assistante maternelle

Une journée chez les grands-parents, un enfant malade pendant deux jours, une semaine de vacances ajoutée au dernier moment, un arrêt maladie de l’assistante maternelle… Dans un contrat avec une assistante maternelle, les absences font partie du quotidien. Pourtant, au moment de préparer le salaire, une même question revient souvent : est-ce que cette absence doit être payée ou déduite ? La réponse ne dépend pas simplement de la présence ou non de l’enfant. Il faut d’abord savoir qui est à l’origine de l’absence, pourquoi l’accueil n’a pas eu lieu et si cette absence était déjà prévue au contrat. C’est cette distinction qui permet ensuite d’appliquer correctement les règles de la convention collective IDCC 3239.

Quand l’assistante maternelle est absente

Lorsque l’assistante maternelle ne peut pas accueillir l’enfant, plusieurs situations sont possibles. Congés payés, arrêt maladie, congé sans solde, événement familial, formation… les conséquences sur le salaire ne sont pas les mêmes.

Les congés payés

Une assistante maternelle acquiert des congés payés dès le début de son contrat. Pour une période complète, elle peut acquérir jusqu’à 30 jours ouvrables, soit l’équivalent de cinq semaines. Mais il faut distinguer deux choses : le droit de prendre des congés et le nombre de jours de congés payés réellement acquis. Cette différence est particulièrement importante pendant la première année du contrat. Une assistante maternelle peut avoir besoin de prendre cinq semaines de repos alors qu’elle n’a pas encore acquis 30 jours ouvrables de congés payés. Les jours manquants peuvent alors correspondre à des congés complémentaires non rémunérés. Les dates des congés doivent être fixées au plus tard le 1er mars de chaque année. Lorsque l’assistante maternelle travaille avec plusieurs parents employeurs, tout le monde essaie d’abord de trouver des dates communes. Si aucun accord n’est possible entre les différents employeurs, l’assistante maternelle peut fixer elle-même quatre semaines entre le 1er mai et le 31 octobre et une semaine en hiver.

La maladie de l’assistante maternelle

Lorsque l’assistante maternelle est en arrêt maladie, elle doit prévenir ses employeurs dès que possible et transmettre son justificatif dans le délai prévu. Pendant l’arrêt, le contrat de travail est suspendu. Le parent employeur n’a donc pas à maintenir le salaire pour les périodes qui ne bénéficient pas d’un maintien particulier. Une déduction d’absence doit alors être calculée. Attention toutefois : on ne retire pas simplement « 8 heures × le taux horaire ». La convention collective prévoit une méthode spécifique pour calculer cette déduction. Nous y revenons un peu plus bas. Selon sa situation, l’assistante maternelle peut parallèlement bénéficier d’une indemnisation par l’Assurance maladie et par le régime de prévoyance de la branche.

Les congés pour événements familiaux

Mariage, Pacs, naissance, décès d’un proche, annonce d’un handicap ou de certaines pathologies chez un enfant… La convention collective prévoit plusieurs congés rémunérés pour événements familiaux. Par exemple, quatre jours ouvrables sont prévus pour le mariage ou la conclusion d’un Pacs de la salariée, et trois jours ouvrables pour une naissance ou l’arrivée d’un enfant placé en vue de son adoption. Les durées varient ensuite selon l’événement concerné. Ces congés sont soumis à justificatif mais, lorsqu’ils répondent aux conditions prévues, ils n’entraînent pas de réduction de rémunération. Il ne faut donc pas enregistrer automatiquement un congé légal comme une absence non rémunérée.

Quand l’enfant de l’assistante maternelle est malade

Attention à ne pas confondre deux situations :

• l’enfant accueilli par l’assistante maternelle est malade ;
• le propre enfant de l’assistante maternelle est malade.

Dans le second cas, l’assistante maternelle peut bénéficier d’un congé pour enfant malade lorsqu’elle remplit les conditions prévues. Ce congé est en principe non rémunéré. Sa durée est généralement de trois jours ouvrables par année civile. Elle est portée à cinq jours si l’enfant concerné a moins d’un an ou si la salariée assume la charge d’au moins trois enfants de moins de 16 ans.

Le congé sans solde ou l’absence personnelle

Une assistante maternelle peut également demander à ne pas travailler pour une raison personnelle. Contrairement à un congé légal, cette absence nécessite l’accord du parent employeur. Lorsqu’elle est acceptée comme congé sans solde, la période n’est pas rémunérée. Il faudra alors effectuer une déduction sur le salaire selon la méthode prévue par la convention collective. Les indemnités liées à l’accueil ne sont pas dues puisque l’enfant n’a pas été accueilli.

Et lorsqu’elle part en formation ?

Il faut être prudent avec la règle parfois entendue selon laquelle « formation = salaire déduit ». Ce n’est pas systématiquement le cas. Selon le dispositif de formation utilisé, son organisation et la présence éventuelle d’un employeur facilitateur, le temps de formation peut faire l’objet d’un maintien ou d’une prise en charge de la rémunération. Il faut donc regarder la situation concrète avant d’appliquer une déduction.

Quand l’enfant est absent

C’est ici que se trouve probablement la source principale de confusion. Un parent reste bien sûr libre de ne pas confier son enfant un jour où l’accueil était prévu. Mais cela ne signifie pas qu’il peut automatiquement retirer cette journée du salaire de l’assistante maternelle. La convention collective pose au contraire un principe très clair : les périodes d’accueil sont prévues au contrat et les absences de l’enfant qui n’étaient pas prévues sont rémunérées. Certaines exceptions existent, notamment pour la maladie de l’enfant.

Une semaine de non-accueil déjà prévue au contrat

Prenons un contrat dans lequel l’enfant est accueilli 44 semaines sur une période de 12 mois. Les huit semaines sans accueil ont déjà été retirées lors du calcul de la mensualisation. Lorsque l’une de ces semaines arrive, on ne retire donc pas une nouvelle semaine du salaire du mois. Elle est déjà intégrée au calcul. C’est justement le principe de la mensualisation : répartir la rémunération calculée sur les semaines d’accueil sur l’ensemble des mois concernés. C’est une erreur assez fréquente : voir une semaine sans accueil dans le planning puis considérer qu’il faut également retirer son montant du salaire mensuel. Cela reviendrait à la déduire deux fois.

Le parent décide finalement de garder son enfant

Imaginons maintenant que l’accueil était bien prévu lundi. Le dimanche soir, les grands-parents proposent de garder l’enfant. Les parents acceptent et préviennent l’assistante maternelle qu’elle n’aura finalement pas besoin de l’accueillir. Cette absence n’était pas prévue au contrat. L’assistante maternelle était disponible pour travailler. Son salaire doit donc être maintenu. Même chose si les parents décident de partir une semaine supplémentaire en vacances alors que cette semaine ne faisait pas partie des semaines de non-accueil prévues. On parle couramment d’absence pour convenance personnelle du parent. Le parent choisit de ne pas confier l’enfant : ce choix n’a pas à réduire la rémunération de l’assistante maternelle.

Mais les indemnités d’entretien et de repas ne sont pas dues

Maintenir le salaire ne veut pas dire payer exactement la même somme qu’un jour où l’enfant était présent. Il faut distinguer le salaire des indemnités liées à l’accueil. L’indemnité d’entretien est destinée à couvrir les frais occasionnés par la présence de l’enfant : matériel, eau, électricité, chauffage, jeux, équipements… Elle est due en cas de travail effectif. Si l’enfant n’est pas accueilli, elle n’est donc pas due. Même logique pour les repas : si l’assistante maternelle ne fournit aucun repas ce jour-là, aucune indemnité de repas correspondante n’est à verser. Ainsi, lorsqu’un parent garde son enfant pour convenance personnelle :

• le salaire est maintenu ;
• les indemnités liées à la présence de l’enfant ne sont pas dues.

Que se passe-t-il lorsque l’enfant est malade ?

La maladie de l’enfant constitue l’une des principales exceptions au principe de maintien du salaire. Mais là encore, toutes les absences pour maladie ne peuvent pas être déduites sans condition. La convention collective IDCC 3239 distingue notamment les absences courtes et les absences de longue durée.

Jusqu’à 5 jours d’absence courte peuvent être déduits

Lorsque l’absence de l’enfant est justifiée par un certificat médical ou un bulletin d’hospitalisation, le parent employeur peut ne pas rémunérer certaines journées. Pour les absences courtes, la limite est fixée à 5 jours d’absence. Ces journées ne doivent pas nécessairement être consécutives. Cette limite s’apprécie sur une période de 12 mois à compter de la date d’effet du contrat, puis de sa date anniversaire. Une fois cette limite atteinte, les nouvelles absences courtes pour maladie doivent être rémunérées. Le contrat peut également prévoir des dispositions plus favorables à l’assistante maternelle, par exemple un maintien de salaire même en cas de maladie justifiée de l’enfant.

Et pour une absence de 14 jours consécutifs ?

Une autre règle existe lorsqu’un enfant est absent pendant 14 jours calendaires consécutifs avec le justificatif nécessaire. La rémunération peut ne pas être versée pendant cette période. Au-delà de ces 14 jours calendaires consécutifs, le parent employeur doit ensuite choisir entre :

• reprendre le paiement du salaire ;
• ou engager une rupture du contrat selon les règles applicables.

Il ne faut donc pas considérer qu’un arrêt de plusieurs semaines permet de suspendre indéfiniment le salaire.

Comment calculer une déduction de salaire ?

Une fois qu’une absence a été identifiée comme réellement déductible, il reste une étape importante : calculer le bon montant à retirer. Et c’est ici qu’une erreur fréquente apparaît. Supposons qu’une assistante maternelle devait travailler 9 heures ce lundi et qu’elle est absente. Il peut sembler logique de calculer : 9 heures × taux horaire = montant à retirer. Mais ce n’est pas la méthode prévue par la convention collective. L’article 111 de la CCN IDCC 3239 prévoit une formule de déduction spécifique, souvent appelée dans la pratique « calcul Cour de cassation ».

Pour un accueil sur 52 semaines

La déduction tient compte :

• du salaire mensualisé ;
• du nombre d’heures d’absence réellement déductibles ;
• du nombre d’heures qui auraient réellement été travaillées pendant le mois si l’absence n’avait pas eu lieu.

Autrement dit, le planning réel du mois compte.

Pour un accueil sur 46 semaines ou moins

Le principe reste similaire, mais le calcul conventionnel s’effectue à partir du nombre de jours qui auraient réellement été travaillés pendant le mois. Le montant d’une journée d’absence peut donc varier d’un mois à l’autre. C’est normal : la mensualisation reste identique, mais le nombre de jours ou d’heures potentiellement travaillés dans le mois change.

Pourquoi le planning est essentiel pour gérer une absence

Le problème n’est pas toujours de connaître la règle. Il est souvent de réussir à reconstruire ce qui s’est passé trois semaines plus tôt. Cette journée était-elle normalement travaillée ? La semaine faisait-elle partie des semaines sans accueil prévues ? Le parent avait-il ajouté une journée de vacances ? L’enfant était-il malade ? Un justificatif avait-il été remis ? Était-ce le troisième ou déjà le sixième jour d’absence courte pour maladie depuis la date anniversaire du contrat ? Avec plusieurs enfants et plusieurs contrats, ces informations deviennent vite difficiles à suivre si elles restent dans des SMS, un calendrier papier et quelques messages WhatsApp. Un planning correctement tenu permet de conserver le motif de l’absence au moment où elle se produit. Et ce motif détermine ensuite directement la façon dont la journée doit être traitée sur la paie.

Comment Pandi Panda gère les absences

C’est justement l’une des fonctions du planning partagé Pandi Panda. Au lieu de simplement indiquer « absent », la journée peut être qualifiée selon la situation réelle :

• absence de l’enfant à l’initiative du parent ;
• maladie de l’enfant avec maintien du salaire ;
• maladie de l’enfant permettant une déduction ;
• maladie ou absence de l’assistante maternelle ;
• congé sans solde ;
• congé légal ;
• formation ;
• ou autre situation particulière.

Cette distinction permet ensuite à Pandi Panda de traiter séparément la rémunération, le temps de travail et les indemnités liées à l’accueil. Par exemple, lorsque les parents gardent finalement leur enfant alors que l’accueil était prévu, le salaire reste comptabilisé mais les indemnités d’entretien et de repas ne le sont pas. Lorsqu’une absence répond aux conditions permettant une déduction, le planning fournit au contraire les informations nécessaires au calcul de cette déduction. L’assistante maternelle et le parent employeur disposent ainsi de la même information plutôt que de refaire chacun leurs calculs de leur côté à la fin du mois. Découvrir Pandi Panda.app

Une absence doit d’abord être comprise avant d’être calculée

C’est finalement la règle la plus utile à retenir. Un enfant qui passe la journée chez ses grands-parents, un enfant malade avec un certificat médical, une assistante maternelle en arrêt maladie et une semaine sans accueil prévue depuis le début du contrat ont un point commun : l’accueil n’a pas lieu. Mais leurs conséquences sur le salaire sont complètement différentes. Avant de retirer une journée de la paie, posez-vous donc toujours quatre questions :

• Qui est à l’origine de l’absence ?
• Pourquoi l’accueil n’a-t-il pas eu lieu ?
• Cette absence était-elle déjà prévue au contrat ou dans le planning ?
• Existe-t-il un justificatif permettant une déduction ?

Une fois ces réponses connues, le calcul devient beaucoup plus simple. Une absence ne se calcule pas avant d’avoir été qualifiée.

Sources

• Convention collective IDCC 3239 – article 47 relatif aux jours fériés.
• Convention collective IDCC 3239 – article 48 relatif aux congés et événements familiaux.
• Convention collective IDCC 3239 – article 49 relatif aux absences du salarié.
• Convention collective IDCC 3239 – article 102 relatif aux congés de l’assistant maternel.
• Convention collective IDCC 3239 – article 105 relatif aux absences de l’enfant.
• Convention collective IDCC 3239 – article 111 relatif au calcul des déductions d’absence.
• Convention collective IDCC 3239 – article 114 relatif aux indemnités d’entretien et de repas.